Instrukcje użytkownika

  • Instrukcja EZD

    Dostępna tylko z sieci uniwersyteckiej

  • Przejdź do

Procedury

  • Jak zalogować się do EZD?

    Aby zalogować się do sytemu EZD należy wpisać w polu wyszukiwarki internetowej adres https://ezd.usz.edu lub kliknąć w odnośnik na tej stronie.

    Po przejściu na stronę pojawi się monit o wpisanie danych do systemu. Dane do logowania, które są takie same jak w przypadku logowania do służbowej poczty elektronicznej w usłudze Microsoft 365.

    Dodatkowo na komputerach pracujących w domenie usz.edu na pulpicie znajduję się ikona poprzez, którą w prosty sposób możemy zalogować się do sytemu.

  • Wylogowanie z systemu EZD

    Po zalogowaniu się do systemu EZD nie jest możliwe wylogowanie. Twórcy EZD nie przewidzieli opcji „wyloguj”. Zakłada się, że działający w wewnętrznej sieci komputer użytkuje jedna osoba, a w przypadku kilku użytkowników, logują się oni na swoim profilu.

    Zalecamy, aby korzystać z systemu EZD w prywatnym oknie przeglądarki (oknie incognito) – wówczas zamknięcie takiego okna spowoduje natychmiastowe zamknięcie sesji przeglądarki. Aby otworzyć okno prywatne należy:

    W przeglądarce Mozilla Firefox wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + P;

    W przeglądarce Google Chrome wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + N;

    Korzystanie z przeglądarek innych niż powyższe nie jest zalecane.

    W przypadku korzystania ze standardowego trybu przeglądarki, usunięcie sesji (wylogowanie) następuje po 20 minutach od zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD.

  • Gdzie szukać instrukcji do EZD?

    Instrukcje do EZD znajdują się pod podanym linkiem Instrukcje do EZD

  • Czy muszę uzupełniać metadane?

    Tak, zawsze jeżeli dodajemy dokument do systemu. W przypadku wysyłania dokumentów w trybie udostępniania wskazujemy, które dokumenty możemy uzupełnić, a które tylko odczytać. Jeśli dany dokument nie ma uzupełnionych metadanych nie możemy wskazać co adresat ma z nim zrobić.

  • Mam problem z wydrukowaniem prawidłowo adresu na kopercie - na przykładzie ZPO

    Klikamy w okno z lupką do wyszukiwania z paska zadań i zaczynamy wpisywać „drukarki”.

    Następnie klikamy w napis „Drukarki i skanery”.

    Wybieramy z listy właściwą drukarkę.

    Wybieramy „Preferencje drukowania” -> zakładka „Papier” -> rozwijamy listę „Oryginalny rozmiar” -> „Edytuj”.

    Wpisujemy nazwę, ustawiamy rozmiar (zgodnie z tym na zdjęciu), klikamy przycisk „Dodaj” i potwierdzamy „OK”.

    Jeżeli powyższe ustawienia nie pomogą proszę o kontakt z Sekcją Wsparcia Użytkowników.

  • Czy mogę zbiorczo przekazywać kilka koszulek?

    Aby przekazać zbiorczo kilka koszulek na raz, należy zaznaczyć koszulki, które chcemy przekazać. W tym celu przytrzymujemy lewy przycisk CTRL i jednocześnie naciskając lewy przycisk myszy wybieramy właściwe koszulki. Na górze ekranu pojawi się okno z listą wybranych koszulek. Wybieramy przycisk „Przekaż”.

  • Jaka dokumentacja nie stanowi akt sprawy?

    W momencie zamykania koszulki, wybieramy opcję pismo nie stanowi akt sprawy i z rozwijanej listy wybieramy odpowiednią klasę z wykazu akt. Lista klas z wykazu akt, które nie tworzą sprawy: dokumentacja nietworząca akt sprawy (pdf).

  • Które sprawy prowadzone są elektronicznie, a które papierowo?

    Dla Państwa wygody zamieszczamy plik z podziałem wykazu akt na klasy prowadzone w pełni elektronicznie (kolor zielony) oraz te, w których dokumentacja musi być przechowywana również tradycyjnie, czyli papierowo (kolor czerwony).

    Jednolity rzeczowy wykaz akt – klasy zielone i czerwone

  • Dlaczego po podpisaniu elektronicznym podpisem kwalifikowanym dokumentu w EZD nie widać wizualizacji podpisu?

    W systemie EZD nie ma możliwości automatycznego umieszczenia znaku graficznego reprezentującego podpis elektroniczny. Sytuacja taka jest jak najbardziej prawidłowa. Podpis elektroniczny nie jest znakiem graficznym tylko zestawem danych dołączanych do pliku. Informacja o tym, że dokument jest podpisany elektronicznie jest widoczna w EZD oraz programach odczytujących dokumenty.

     

    W dokumentach wysyłanych do podmiotów zewnętrznych, a podpisywanych elektronicznie w EZD, należy w miejscu podpisu umieścić informację:

     

    imię i nazwisko i inne dane podpisującego /podpisano podpisem kwalifikowanym elektronicznym/

     

    np.

     

    prof. dr hab. Waldemar Tarczyński

    Rektor Uniwersytetu Szczecińskiego

    /podpisano podpisem kwalifikowanym elektronicznym/

     

    Ważne: informacje te umieszcza osoba przygotowująca dokument

     

    Dokumenty podpisywane podpisem elektronicznym w EZD są prawidłowe i mogą być przedmiotem obrotu prawnego, ale ze względu na konieczność graficznego zasygnalizowania, że taki podpis został złożony należy stosować powyższe rozwiązanie.

  • Jak wyrejestrować dokumenty ze składu chronologicznego?

    Cała dokumentacja wpływająca na Uczelnię z zewnątrz przyjmowana jest na stan składów chronologicznych. Wyjątkiem od tej zasady są umowy oraz faktury. Oznacza to, że pozostałą dokumentację wpływającą w przypadku spraw prowadzonych papierowo, czyli tzw. „czerwonych” należy wycofać ze stanu składu chronologicznego celem posiadania kompletu dokumentacji. Dokumentację ze składu wycofuje prowadzący sprawę.

    W celu wycofania dokumentów ze składu należy wejść w koszulkę z założoną sprawą i postępować zgodnie z poniższymi ilustracjami.

     

    Następnie otworzy się okienko, w którym zaznaczamy „Wyrejestrowanie na potrzeby sprawy tradycyjnej” i klikamy „Zapisz”

     

  • Jak zaktualizować dokument?

    W celu uniknięcia posiadania w koszulce  kilkunastu wersji tego samego dokumentu różniącego się wyłącznie liczbą złożonych podpisów proszę o stosowanie opcji „aktualizuj dokument”.

    UWAGA: opcja ta działa jeśli dokument nie został udostępniony. W związku z tym najlepiej zbierać podpisy pod dokumentami używając wyłącznie funkcji „przekaż”.

  • Jak podejrzeć koszulkę?

    W systemie EZD można zobaczyć nowo otrzymaną koszulkę w taki sposób, żeby nie została ona przeniesiona automatycznie do folderu w realizacji.

  • Co zrobić w przypadku zmian kadrowych?

    Niezależnie od wersji systemy EZD PUW, zmiany w strukturze organizacyjnej, czyli rozpoczęcie lub zakończenie zatrudniania pracownika oraz zmiany jednostki zatrudnienia, powinny być w EZD monitorowane przez kierowników jednostek i komórek organizacyjnych. Zmiany stanów osobowych pracowników jednostek, za które kierownicy odpowiadają, zgłaszane do UCI (administratorów EZD). W zależności od rodzaju zmiany w strukturze organizacyjnej, konieczne są określone czynności wykonywane przez pracownika, kierownika lub administratora EZD:

    1. Zatrudnienie pracownika. Na ten moment, zatrudnienie pracownika nie powoduje jego automatycznego dodania do systemu EZD, wiec w razie braku pracownika w EZD należy zgłaszać ten fakt. Podstawą dodania pracownika do EZD jest posiadanie przez niego służbowego konta pocztowego w usłudze Office 365.
    2. Zakończenie zatrudnienia pracownika. Konto w EZD jest usuwane. Przed datą ustania tego zatrudnienia, wymagane jest od pracownika zakończenia koszulek/spraw znajdujących się w folderze Nowe i W realizacji – tzn. ich przekazanie, zwrot lub zakończenie. Jeżeli nie zostanie to zrealizowane lub dopilnowane, to administrator EZD przed usunięciem konta, koszulki/sprawy w tych wymienionych folderach zwraca do osoby przekazującej lub przekazuje kierownikowi jednostki/komórki, natomiast koszulki/sprawy udostępnione będą zamykane.
    3. Zmiana jednostki zatrudnienia. Z racji poprawnego widoku spraw i oznaczenia symbolu jednostki w obiegu koszulek/spraw, konto pracownika jest usuwane w dotychczasowej jednostce i dodawane w nowej. Taka obsługa kont powoduje, że pracownik nie będzie miał już dostępu do koszulek i spraw ze „starej” jednostki. Nie powinien też realizować prac na koszulkach i sprawach dotyczących nowej jednostki na „starym” koncie.
  • Jak hurtowo zakończyć koszulki udostępnione?

    W celu hurtowego zakończenia koszulek udostępnionych należy:

    1. Wejść w folder w realizacji.
    2. Przytrzymując przycisk Ctrl lewym przyciskiem myszki zaznaczyć koszulki udostępnione, które chcemy zakończyć.
    3. W okienku, które się pojawiło kliknąć przycisk „Zakończ udostępnione”

    Alternatywnie, jeśli chcielibyśmy zakończyć wszystkie udostępnione koszulki, bez wybierania konkretnych, możemy w folderze w realizacji kliknąć przycisk zakończ wszystkie udostępnione.

  • Jak hurtowo zadekretować lub zmienić prowadzącego sprawę?

    System EZD pozwala kierowników komórek lub jednostek organizacyjnym na hurtowe dekretowanie koszulek lub zmianę prowadzącego sprawy.

    W celu hurtowego zadekretowania koszulek należy:

    1. Wejść w folder Hurtowe operacje.
    2. Zaznaczyć pole Dekretacja.
    3. W polu szukaj pracownika wyszukać osobę, która otrzyma zadekretowane koszulki.
    4. W polu uwagi dekretacji wpisać treść dekretacji.
    5. Kliknąć przycisk Dodaj.
    6. W polu Znak sprawy, znak RPW, sygnatura wpływu wpisać odpowiednie informacje dotyczące koszulek, które dekretujemy na wskazaną przez Nas osobę.
    7. Potwierdzić całość operacji klikając w przycisk wykonaj wybrane operacje.

    W celu hurtowego zadekretowania koszulek należy:

    1. Wejść w folder Hurtowe operacje.
    2. Zaznaczyć pole Zmiana prowadzącego.
    3. W polu szukaj pracownika wyszukać osobę, którą wskazujemy do prowadzenia spraw.
    4. Kliknąć przycisk Dodaj.
    5. W polu Znak sprawy, znak RPW, sygnatura wpływu wpisać odpowiednie informacje dotyczące spraw, które prowadzić ma wskazana przez Nas osoba.
    6. Potwierdzić całość operacji klikając w przycisk wykonaj wybrane operacje.

     

Kontakt

Osoby odpowiedzialne:

  • Piotr Frąckowiak
  • Magdalena Getka
  • Rafał Skorasiński