Komunikat EZD 20.12.2022

Szanowni Państwo,

1) Korespondencja wychodząca – zgodnie z Instrukcją kancelaryjną oraz §29 ust. 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 126/2022 Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego koperty zawierające korespondencję wychodzącą poza Uczelnię powinny być opatrzone kodem kreskowym generowanym z systemu EZD. Korespondencja niezawierająca kodu kreskowego będzie zwracana do nadawcy. W razie problemów z generowaniem kopert można zwrócić się o pomoc do pracownika obsługującego punkt kancelaryjny. Dodatkowo, jeśli potrzebują Państwo krótkiego przeszkolenia z generowania korespondencji w systemie EZD proszę o kontakt z Panią Magdaleną Getką, kierownikiem Kancelarii Ogólnej: magdalena.getka@usz.edu.pl

2) Składy chronologiczne – cała dokumentacja wpływająca na Uczelnię z zewnątrz przyjmowana jest na stan składów chronologicznych. Wyjątkiem od tej zasady są umowy oraz faktury. Oznacza to, że pozostałą dokumentację wpływającą w przypadku spraw prowadzonych papierowo, czyli tzw. „czerwonych” należy wycofać ze stanu składu chronologicznego celem posiadania kompletu dokumentacji. Dokumentację ze składu wycofuje prowadzący sprawę. Informacja o tym jak wycofać dokumenty ze składu chronologicznego znajduje się na stronie https://dokumenty.usz.edu.pl/ezd/

3) Maile – w przypadku otrzymania maila wszczynającego sprawę lub istotnego dla prowadzonej sprawy proszę o rejestrowanie maili w systemie EZD. Wiadomość email można zapisać na dysku komputera, a następnie wgrać do systemu za pomocą opcji „załącznik”. W przypadku maili przychodzących spoza organizacji należy nadać im numer RPW. Operacje te wykonuje pracownik prowadzący sprawę albo sekretariat komórki lub jednostki organizacyjnej.

4) Skróty w nazwach koszulek – proszę nie używać w tytułach koszulek skrótów innych niż powszechnie znane. Powszechnie znanym skrótem jest np. ZUS, MEiN. W przypadku koszulek zawierających imię i nazwisko konkretnej osoby proszę o nieskracanie imion.

5) Podpisywanie umów – w celu uniknięcia posiadania w koszulce zawierającej umowę kilkunastu wersji tego samego dokumentu różniącego się wyłącznie liczbą złożonych podpisów proszę o stosowanie opcji „aktualizuj dokument”. UWAGA: opcja ta działa jeśli dokument nie został udostępniony. Trzeba zbierać podpisy pod umowami, używając wyłącznie funkcji „przekaż”. Informacja o tym jak zaktualizować dokument znajduje się na stronie https://dokumenty.usz.edu.pl/ezd/

Z wyrazami szacunku

Piotr Frąckowiak

Dyrektor

Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego