Komunikat EZD 15.03.2023
Szanowni Państwo,
w trakcie bieżących weryfikacji wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD, zauważono kilka powtarzających się błędów. Jeśli, któryś z poniższych problemów występuje w Państwa komórce lub jednostce organizacyjnej prosimy o bieżącą korektę.
Poniżej najistotniejsze pojawiające się nieprawidłowości:
1. Niewłaściwa klasyfikacja dokumentacji.
Przypominamy, że jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta sprawy oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Prosimy o „zakładanie spraw” w przypadku dokumentacji stanowiącej sprawy lub „rejestrację dokumentacji”, która tych spraw nie tworzy. Dla Państwa wygody na stronie https://dokumenty.usz.edu.pl/ezd/ zamieszczony jest wyciąg klas z JRWA, których dokumenty nie stanowią akt spraw.
2. Rejestrowanie spraw przez niewłaściwe komórki lub jednostki organizacyjne. Przypominamy, że to komórka merytoryczna powinna rejestrować sprawę, która jest w jej kompetencji.
3. Nadmierne kończenie koszulek z opcją „zwykłe”, zawierające dokumentację, dla której powinien być przyporządkowany znak sprawy lub właściwa klasa z JRWA.
4. Brak kompletności akt sprawy z powodu niewiązania koszulek z dokumentacją do sprawy już wszczętej, a której dotyczą również te koszulki;
5. Niewłaściwe określanie metadanych w odniesieniu do nazw koszulek/spraw i dokumentów.
Przypominamy, że poprawne uzupełnianie wszystkich metadanych umożliwi właściwe wyszukiwanie spraw lub dokumentów w systemie EZD oraz pozwoli w przyszłości na prawidłową i sprawną archiwizację.
Pracownik prowadzący sprawę lub dokumentację niestanowiąca akt spraw, jest odpowiedzialny za poprawność i kompletność wszystkich metadanych.
6. Tytuł sprawy/koszulki stanowi logiczne, zwięzłe odzwierciedlenie treści sprawy. Odnosi się do całej spraw, a nie do dokumentu wszczynającego sprawę. Nie powinien być lakoniczny ani zawierać skrótów, z wyjątkiem powszechnie znanych, między innymi: ZUS, PZU, np., dot. sprawy.
Nie powinien również zawierać nazw wydziałów czy instytutów pisanych w postaci skrótów.
7. Tytuł dokumentu odzwierciedla treść samego dokumentu. Jego tytuł należy tworzyć ze starannością i nie powinien zawierać nieczytelnych, automatycznych skrótów wstawianych przez oprogramowanie, np. nazwy skanu dokumentu SKM_C233942875.
8. Nadmiarowe udostępnianie dokumentów. Nie należy traktować tej opcji jak „do wiadomości” w poczcie elektronicznej. Osoby, które są w obiegu koszulki mają do niej dostęp bez konieczności ponownego udostępnienia.
System EZD funkcjonuje w naszej Uczelni już ponad 5 miesięcy i wiemy, że proces jego wdrażania nie zawsze jest łatwy i ciągle się go uczymy. W związku z tym, przypominamy o możliwości dodatkowych konsultacji z systemu EZD. Jest to możliwe po wcześniejszym umówieniu terminu pod numerem telefonu 91 444 1980 lub 91 444 2173. W najbliższym czasie otrzymają Państwo również informacje o planowanych dodatkowych szkoleniach z systemu EZD.
Z wyrazami szacunku
Jadwiga Wawer-Bernat, Monika Żurawczyk
Koordynatorzy ds. czynności kancelaryjno-archiwalnych
Piotr Frąckowiak
Koordynator ds. merytorycznych systemu EZD