Najczęściej zadawane pytania

Wykaz akt można potraktować jako katalog spraw załatwianych w naszej uczelni, który jest niezależny od jej struktury. Podzielony jest on na grupy od tych najbardziej ogólnych do szczegółowych. Składa się z symbolu klasyfikacyjnego, czyli kodu cyfrowego, do którego przypisane jest hasło klasyfikacyjne, czyli nazwa grupy spraw. Na prawo od hasła klasyfikacyjnego znajduje się kategoria archiwalna, która określa obowiązkowy okres przechowywania akt. Ostatnią kolumnę tworzą uwagi, które mogą zawierać informacje o zawartości teczki.

Na początku wykazu znajdą Państwo również wyjaśnienia dotyczące jego budowy i spis treści ułatwiający przeszukiwanie wykazu. Dobrą praktyką jest stworzenie w swojej komórce organizacyjnej wyciągu z wykazu akt, który ułatwi nam rejestrację spraw. Poniżej znajdą Państwo schemat z opisem budowy wykazu akt.

W momencie kiedy wszczynamy sprawę, czy to na podstawie pisma, które do nas wpłynęło czy też sami takie pismo tworzymy, musimy zarejestrować sprawę w spisie spraw. Sprawę w spisie rejestrujemy tylko raz, jest ona niepodzielna i jej wyróżnikiem jest znak sprawy, który będzie taki sam dla wszystkich dokumentów, które w tej sprawie zgromadzimy.

Zakładając nowy spis spraw musimy zajrzeć do jednolitego wykazu akt i znaleźć hasło klasyfikacyjne, czyli odpowiednią grupę spraw i przypisany do niej symbol klasyfikacyjny, czyli kod cyfrowy. Uwaga! Musimy wybrać taką grupę spraw przy której widnieje kategoria archiwalna określająca okres przechowywania dokumentów.

W spisie spraw, w pierwszym rzędzie, wpisujemy rok, dla którego jest prowadzony spis, symbol literowy naszej komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (kod cyfrowy) oraz przypisane o niego hasło klasyfikacyjne.

Sprawy rejestrujemy w wolnych polach, które od lewej do prawej określają: kolejny numer sprawy, krótką informację o treści sprawy, informację od kogo wpłynęła i kiedy, datę wszczęcia sprawy, datę zakończenia oraz uwagi, w których możemy np. podać inicjały osoby prowadzącej sprawę.

Przykład uzupełnionego spisu spraw znajdą Państwo poniżej.

Prawidłowy opis teczki aktowej jest ściśle określony. Zawiera w sobie następujące elementy:

1.  Na samej górze teczki: Uniwersytet Szczeciński, a pod nim nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta;
2.  Poniżej elementów opisanych w pkt 1, po lewej stronie znajduje się znak teczki, czyli kombinacja symbolu literowego komórki oddzielonego kropką od symbolu klasyfikacyjnego (kodu cyfrowego) z wykaz akt. Na tej samej wysokości po prawej stronie znajduje się kategoria archiwalna akt określająca okres ich przechowywania;
3. Na środku teczki wpisujemy tytuł teczki aktowej, czyli hasło klasyfikacyjne z wykaz akt. Poniżej tytułu w nawiasie możemy dopisać dookreślenie zawartości teczki jeśli zachodzi taka potrzeba;
4. Poniżej wpisujemy rok lub lata, w których wytworzono dokumenty znajdujące się w teczce;
5. Ostatni element znajdujący się poniżej roku określa liczbę tomów, czyli teczek i wpisujemy go tylko jeśli jest ich więcej niż jedna.

Poniżej znajdą Państwo przykład prawidłowo opisanej teczki aktowej.

Zawartość akt osobowych studenta określa odpowiednie rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego  dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów. Poniżej znajdą Państwo wyciąg z tego rozporządzenia.