Komunikat EZD 22.11.2022

Szanowni Państwo,

po ponad miesięcznej pracy w systemie EZD do koordynatorów wpłynęło ponad 400 zgłoszeń dotyczących różnych aspektów funkcjonowania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Za przesłane wiadomości dziękujemy, gdyż obrazują problemy, z jakimi się Państwo mierzycie.

Poniżej przesyłamy kilka wyjaśnień dotyczących najczęściej występujących trudności:

 

  1. Dostęp do systemu. Dostęp do systemu EZD jest możliwy tylko z komputerów służbowych za pośrednictwem wewnętrznej, administracyjnej sieci US lub za pomocą połączenia VPN.
  2. Udostępnianie koszulek. Funkcja służy do uzyskania opinii/danych od pracowników lub ewentualnie poinformowania grupy odbiorców o konkretnych decyzjach. W tym drugim przypadku po zapoznaniu się z treścią dokumentów proszę o zakończenie koszulki. Proszę natomiast nie utożsamiać tej funkcji z polem „do wiadomości” w poczcie elektronicznej. Proszę również udostępnionych Państwu koszulek nie udostępniać lub przekazywać dalej. Jeśli ktoś prosi Państwa o dodanie do udostępnionej koszulki konkretnego pliku, np. opinii, proszę to zrobić, uzupełnić metadane, a następnie użyć opcji „zatwierdź” po czym zakończyć koszulkę, jeśli to wszystko o co poprosił Nas jej nadawca.
  3. Podpis kwalifikowany a dokumentacja wewnętrzna. Dokumenty wewnętrzne wytwarzane w Uczelni co do zasady mają być zatwierdzane przy pomocy opcji „akceptuj”, ale wyjątkiem od tej reguły są dokumenty rodzące skutki finansowe np. zgody na przyznanie dodatku zadaniowego. Takie dokumenty powinny zostać podpisane w systemie przez dysponenta środków podpisem kwalifikowanym.
  4. Zakładanie spraw w systemie EZD. Sprawę zakłada komórka merytoryczna, czyli ta, która prowadzi sprawę. Sprawę najlepiej założyć w momencie utworzenia koszulki lub jej otrzymania z innego działu (np. przekazującego sprawę wg właściwości). Proszę również nie zakładać spraw dla urlopów pracowniczych czy dodatków zadaniowych. Za to odpowiada Dział Kadr. W przypadku pracowników naukowo-dydaktycznych sprawy zakładają właściwe komórki administracyjne Uczelni.
  5. Dokumentacja nietworząca akt sprawy. W tym przypadku dokumentację klasyfikuje się do odpowiedniej klasy z wykazu akt w momencie kończenia koszulki. Wykaz dokumentacji niestanowiącej akt spraw znajdą Państwo na stronie https://tinyurl.com/USEZD2
  6. Problem podwójnej pracy: w systemie i na papierze. Problemy występowały do momentu uruchomienia tak zwanych składów chronologicznych, czyli odpowiednich miejsc przechowywania dokumentacji wpływającej do Uczelni z zewnątrz, a rejestrowanej przez punkty kancelaryjne. Od momentu uruchomienia składów nie będą państwo otrzymywać na biurko dokumentacji papierowej, chyba że prowadzona przez Państwa sprawa będzie sprawą papierową, czyli tzw. “czerwoną”. W takim przypadku będzie trzeba „wycofać” dokument ze składu chronologicznego celem posiadania pełnej dokumentacji akt prowadzonej przez siebie sprawy.
  7. Korespondencja do tzw. osób funkcyjnych. Co do osób funkcyjnych na konta sekretariatów tych osób, aby mogły one np. zweryfikować właściwość do realizacji danej sprawy. Bezpośrednie kierowanie korespondencji jest jednak możliwe po odpowiednim ustaleniu z osobą funkcyjną.
  8. Trwałość stosowania rozwiązań EZD. EZD jest rozwiązaniem opartym na bezpłatnym systemie, stosowanym przez podmioty finansów publicznych, który zgodnie z zapowiedziami organów administracji, nie tylko będzie rozwijany, ale również zostanie wprowadzony jako rozwiązanie obligatoryjne w dłuższej perspektywie czasowej. Uniwersytet Szczeciński nie przewiduje wprowadzenia w zamian żadnych innych systemów o charakterze komercyjnym.
  9. Pomocniczy charakter poczty elektronicznej. Wprowadzenie systemu EZD nie oznacza zakazu używania poczty elektronicznej. Poczta elektroniczna jest nadal narzędziem, z którego można korzystać do prowadzenia wymiany informacji czy też różnych ustaleń o charakterze pomocniczym względem procesów decyzyjnych utrwalanych w EZD.

 

Z wyrazami szacunku

Piotr Frąckowiak

Dyrektor

Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego